Poslali ste e-mail a dostali odpoveď, ktorá vás rozrušila? Komunikujete cez sociálne siete a máte pocit, že človek na druhej strane je iný, než ako ho poznáte v skutočnosti?
Internet nám uľahčuje život v mnohých veciach. Nevýhodou je neosobnosť. Častokrát sa stáva, že obsah správy je v poriadku, no nálada pri odpovedi nebola ideálna alebo nebol dostatok času. Neznamená to však, že osoba, ktorá vám píše, je na vás nahnevaná. Ako sa v tom vyznať?
Čo robiť, ak neprišla odpoveď?
Niekedy skutočne dlho čakáme na odpoveď, ktorá môže byť kľúčová – týka sa pracovných postupov, alebo ak ide o blízku osobu – narastajú obavy. Predstavte si, že napíšete svojej mame alebo deťom, položíte otázku, ktorá by mala zaručiť odpoveď od druhej strany, no “ani obraz, ani zvuk”. V hlave už máte všetky možné katastrofické scenáre. Prečo dotyčný nereaguje?
• Osoba je zaneprázdnená – správu prečítala, no odpíše neskôr.
• Odpoveď vyžaduje konzultáciu – napríklad s ďalšími ľuďmi, a takisto je potrebné získanie doplňujúcich informácií, preto chvíľu potrvá, kým sa k vám dostane.
• E-mail je príliš dlhý a rieši viacero oblastí naraz – skúste sa dohodnúť na osobnom stretnutí a porozprávať sa naživo.
• Informácie sú príliš osobné alebo chúlostivé – môžu napríklad prezrádzať firemné tajomstvo alebo ohovárať tretiu stranu. Adresát preto zrejme uprednostní osobný kontakt, po ktorom nezostáva virtuálna „stopa“.
Mohlo by vás zaujať: Nenechajte sa oklamať pri nákupe cez internet: Buďte opatrní, sledujte tieto znaky
Na čo si dať pozor pri pracovných e-mailoch?
Firemná komunikácia je šikovným nástrojom, ako uchovať všetky dôležité úlohy, pripomienky a nič dôležité vám neujde. Chcete, aby fungovala bez problémov? Pokúste sa ju využiť vo svoj prospech.
• Nepíšte dlhé e-maily – pozornosť, ktorú čitateľ venuje jednej správe na prvé prečítanie nezaberá viac ako pol minúty. V neprospech dlhých textov hovorí aj prioritné otváranie na malých plochách – displej telefónu, tabletu. Snažte sa text skrátiť na minimum podstatných informácii a otázok. Nezabúdajte na štrukturalizáciu – členenie do odsekov alebo bodov.
• Častou chybou, pre ktorú komunikácia viazne, je aj počet adresátov – ak ste e-mail poslali viacerým kolegom naraz, každý sa bude spoliehať, že odpíše ten druhý. Buďte konkrétni – otázky adresujte menovite.
• Pamätajte na to, kto je členom hromadného četu – snažte sa vyhýbať vyjadrovaniu osobných postojov o inej osobe.
• Vytvorte správny rytmus komunikácie – ľudia radi oddeľujú pracovný život od súkromného a na naliehavé správy s čistou hlavou najlepšie reagujú ráno. Ak e-mail od vás pípne večer alebo v noci, nevzbudí pozitívne emócie.
Mohlo by vás zaujať: Bezpečnosť na internete je vo vašich rukách: Poradíme, ako na ňu
A na čo zaostriť pri písaní blízkej osobe?
Osobné četovanie a SMS-kovanie s partnerom, rodinou a priateľmi je perfektný spôsob, ako byť v kontakte kedykoľvek potrebujete. Pamätáte však na čaro osobných listov, ktoré vám muž posielal z povinnej vojenskej služby? Aby aj online komunikácia zostala v dobrej nálade a vzťahy utužovala, držte sa nasledujúcich bodov:
• Snažte sa vyhnúť písaným emočným výbuchom – ak vás niečo hnevá, najlepším riešením bude rozhovor z očí do očí.
• Nepíšte len o sebe a svojich starostiach – buďte rovnako dobrým poslucháčom ako rozprávačom. Pýtajte sa otázky, ktoré ukážu váš záujem o druhú stranu.
• Nepíšte iba vtedy, keď niečo potrebujete – udržanie dobrých vzťahov nie je iba založené na vzájomných protislužbách.
• Pozor na množstvo emotikonov – už sa vám stalo, že ste poslali niekoľko vysmiatych smajlíkov, no veselí ste neboli? Buďte autentickí – aj „písmenkovanie“ by malo mať základ v úprimnosti.
Aké skúsenosti s posielaním e-mailov máte vy? Napíšte ostatným čitateľom v diskusii pod článkom.
Zdieľať na