Ste zavalení povinnosťami? Máme pre vás tipy, ako všetko postíhate

Žena píšuca do diára

Plánovanie času je v dnešnej uponáhľanej dobe veľmi dôležité (Zdroj: GettyImages)

Ako ste na tom s plánovaním povinností? Dokážete sa vyhrabať z množstva úloh a spravovať svoj čas podľa seba? Aj keď máte možno harmonogram naplnený až po okraj, s metódou Getting things done (Mať všetko hotové), máte príležitosť usporiadať svoj čas a ukradnúť si aspoň hodinu denne pre seba.

Metóda a rovnomenná kniha Getting Things Done od renomovaného amerického konzultanta pre produktivitu, Davida Allena, spôsobila v spôsobe manažovania času malú revolúciu. Kniha vás prevedie 5 dôležitými krokmi, s pomocou ktorých ľahko rozlíšite, čomu venovať okamžitú pozornosť. Dozviete sa tiež, ako si stanoviť priority úloh a ako nadobudnúť systém v pracovnom aj osobnom živote, bez zahltenia povinnosťami.

1. Zapíšte si dôležité myšlienky

Jedno z najznámejších hesiel Davida Allena hovorí: “Vaša myseľ má slúžiť na tvorenie myšlienok a nápadov, nie na ich držanie.” Základom je zapisovať si počas dňa väčšinu dôležitých myšlienok.

Môže ísť o sled povinností, vybavenie mailov, telefonáty, úlohy, nákupný zoznam. Zvoľte si správne médium. Stávkou na istotu je obyčajný papierový notes s perom, využiť tiež môžete diár v telefóne alebo notebooku. Vyberajte spôsob, ktorý môžete mať po ruke k nahliadnutiu kedykoľvek.

V tomto kroku ešte úlohe ani myšlienke nevymedzujte termín na splnenie. Ide o to, aby ste na ňu počas dňa nemuseli myslieť a držať jej prioritné miesto v hlave. David Allen totiž pri svojich pozorovaniach prišiel na to, čím dlhšie máte myšlienku uloženú v hlave, o to viac prerušuje vaše sústredenie a spotrebováva čas naviac.


Mohlo by vás zaujať: Stresuje vás, že nič nestíhate? Naučte sa rozumne zaobchádzať s vlastným časom


2. Môžem to urobiť teraz?

Prišli ste do práce, na stole niekoľko spisov, v e-mailovej schránke neprečítané maily a okrem vlastných povinností prichádzajú aj dotazy od kolegov. Vyberte svoj poznámkový blok a ako prvé vykonajte položky, ktoré vám nezaberú viac ako 2 minúty. Ak by trvali dlhšie, odložte ich na neskôr.

Skontrolujte položky, ktoré majú presne stanovené termíny. Najviac problémov s plánovaním času robia položky, ktorých splnenie je závislé aj od iných spolupracovníkov. Môžete byť perfektne časovo organizovaní, no ak máte po svojom boku flákača, nezostáva vám nič iné, ako mu vysvetliť svoj postup. S touto výzvou sa však môžete často stretnúť aj v osobnom živote, predovšetkým, ak má partner/dieťa na všetko čas.

3. Projekt začína už na dvoch úlohách

Hoci sme zvyknutí pod projektom vnímať dlhodobejšie úsilie, vo všeobecnosti pracujeme na rôznych projektoch každý deň. Podľa Allena je projektom všetko, čo vyžaduje splnenie minimálne dvoch čiastkových úloh. Každému projektu dajte meno, napríklad: Maľovanie obývačky.

Potrebujete kúpiť farbu, zohnať papiere a fólie na zakrytie nábytku a podlahy. Vypratať obývačku. Vyniesť rebrík z pivnice. Pustiť sa do maľovania. Každá úloha v projekte vyžaduje váš čas a plánovanie. Ak si každý projekt rozložíte na drobné, môžete zrazu vidieť vzájomné súvislosti a vzniká priestor, ako splniť niektoré úlohy z dvoch rôznych projektov naraz.

Čo to znamená v praxi? Pri ceste do pivnice vezmete so sebou aj letný nábytok, ktorý bol zložený na balkóne. Pri nákupe farby kúpite rovno deťom aj materiál na tvorivé dielne do školy, a podobne. Aby ste v diári videli, ktoré aktivity sú vo vzájomnom kontexte, používajte napríklad farebné rozlíšenie, nálepky či symboly.


Mohlo by vás zaujať: Práca z domu má svoje pravidlá: Dodržujte ich a budete sa vám dariť


4. Záznamy pravidelne kontrolujte

Spočiatku vyzerá GTD ako veľká papierovačka a možno budete mať pocit, že vám zapisovanie a plánovanie samotné zaberá veľa času. K tomu, aby tento systém fungoval, potrebuje navyše aj pravidelnú spätnú kontrolu (dennú a týždennú). Priority sa totiž dokážu rýchlo zmeniť a na pôvodný plán sa nedá pozerať ako na nemenný systém.

5. Buďte aktívnym plniteľom

Ak ste predchádzajúce kroky vykonali správne, odteraz by ste mali tráviť menej času premýšľaním o úlohách, ktoré musíte urobiť. Viac času dostane to podstatnejšie – ich splnenie a vyškrtnutie zo zoznamu. Udržujte svoju myseľ čo najprázdnejšiu, aby k vám mohli prúdiť nápady. Už po niekoľkých týždňoch spozorujete zlepšenie vo vlastnej organizovanosti.


Plní elánu aj na Facebooku: Buďte v obraze a nenechajte si ujsť už žiadny zaujímavý článok

Zdroj: Plnielanu.sk
Odporúčame